Nel caso di spedizioni dirette in Italia, o verso paesi U.E., eventuali fatture accompagnatorie devono essere inserite all'interno dei colli o della tasca adesiva portadocumenti applicata sugli stessi.
Nel caso di spedizioni dirette a Paesi esteri soggetti a controllo doganale le fatture devono essere sempre inserite all'interno della tasca adesiva applicata all'esterno del collo (originale più copie in base alle richieste della dogana).
Nel caso di merce non destinata alla vendita una fattura proforma deve essere comunque prodotta ed allegata alla spedizione con l'indicazione del valore ai fini doganali su carta intestata del mittente o anche su foglio normale.
Le spedizioni di merci e materiali non classificabili come documenti sono soggette alle normative doganali che prevedono l'emissione della fattura proforma o commerciale.
Ogni fattura deve essere redatta in inglese. Se redatta in italiano, deve necessariamente riportare la traduzione nella lingua del Paese di destinazione.
La fattura proforma o commerciale deve essere prodotta, su carta intestata del mittente in cinque copie. Per evitare disguidi o ritardi doganali è necessario indicare obbligatoriamente sulla fattura tutte le seguenti informazioni:
La dogana del Paese di destinazione può stabilire una multa a carico del mittente nel caso in cui quest'ultimo non abbia compilato correttamente la fattura commerciale. La spedizione può anche essere respinta.